基层法院档案信息化建设的困境及对策

基层法院档案信息化建设的困境及对策 

 

浙江省平阳县人民法院 方忠哨 郑永建

 

档案信息化建设以网络运行为目标，以档案信息化基础设施和人才队伍建设为保障，实现档案的管理和运用数字化运行，从而提高法院审判工作效率和服务水平。在当前“互联网+审判”时代，如何抓住信息产业发展的机遇，依托信息科技着力建设档案信息化工程，是人民法院当前需迫切解决的课题。

 

一、档案管理现状

 

司法实践中，数字档案系统的投入使用以及网上查、借阅系统的建立完善，已实现法院内部数字系统查询档案和法院间远程调阅卷，但仍存有两点问题：一方面，部分当事人或者法院干警仍习惯借阅实体案卷，反映网上借阅操作复杂、程序反应缓慢；另一方面，法院系统内部缺乏档案信息化建设的技术人才，阻碍制约档案管理创新，在开展与技术有关的档案数字化、信息化工作时，只能采取外包形式。档案数字化、信息化工作的进程和效果缺乏有效的专业技术监控，制约法院档案信息化的长远发展。

 

二、档案信息化建设困境

 

1.档案电子化利用效率不高。目前法院使用的审判信息管理系统，把所有案件从立案到归档，均通过计算机网络系统进行控制管理，优化了诉讼档案立卷、归档、检索、统计等环节，档案信息化工作完成档案扫描和录入后便实现法院外、法院间卷宗调阅。但关于刑事案件侦查卷是否应当扫描，各地法院做法不一，特别是部分法院公检刑事侦查卷并未扫描入库，仍处于纸质借阅状态。实际上，刑事诉讼档案中利用率最高的正是侦查卷，如果不进行扫描，会影响电子化数据运用，进而影响档案信息化建设进程。

 

2.缺乏专业档案信息化管理人才。档案信息化管理要求档案管理人员应是具备档案知识、计算机能力、信息资源开发等能力的复合型人才。电子档案的归档、立卷、整理均在计算机上操作，这要求档案人员在工作中既要严谨细致，又要善于统计和利用档案资源。目前法院配备的档案管理人员仅能基本满足档案数字化工作，还难以达到开发档案信息资源等档案信息化要求。

 

3.实践中档案归档模式不统一。以浙江省为例，浙江省高级人民法院要求结案后5日内必须归档报结，但实践中能在规定期限内完成归档报结存在一定难度，因此，温州市中级人民法院采用统一归档模式并创设附加卷与空白卷的形式，对因送达等原因导致案卷材料不齐的，要求经办人或书记员统一填写缺少材料表，在系统中选择材料不齐选项，并详细录入缺少材料内容。平阳县人民法院则结合现实状况，创建留庭保管模式。考虑到两个派出法庭距离院机关比较远和送达难等客观因素，允许法庭在1个月内必须完成归档入库，以达到省高院要求案件审结后5日内装订入库达70%，十个工作日装订入库达90%的工作要求，每统计月留庭保管的案件严格控制在10%以内。

 

4.对档案信息化建设认识不足。随着办公OA系统的应用，档案管理提前介入到电子文件产生的过程中，一个案件从立案开始，直到诉讼终结，其过程不断地生成纸质诉讼档案与电子文件，而电子诉讼文件通过端口接收直接形成电子诉讼档案。同时，由于诉讼档案不同于一般的文书档案，诉讼档案的归档主要由经办人员把案件卷宗收集整理归档。因此，档案管理信息化与电子文件产生形成的全过程都密切相关，档案信息化需要办案人员的共同配合与协助。

 

三、档案信息化建设对策

 

1.加强组织领导，稳步推进信息化建设。档案信息化建设工作应坚持以利用为中心，充分发挥档案信息化工作的效用，服务于司法审判工作，服务于社会公众。基层法院应坚持从实际出发，将档案信息化建设列为全院重点工作计划，注重检查档案信息化建设工作的进展情况，帮助协调矛盾和解决实际困难。如投入资金与外包公司签订档案电子化扫描加工协议，全面推进档案电子化扫描工作，且不定期对扫描的电子档案进行检查，确保扫描档案质量符合要求。

 

2.加强人才培养，量化考核落实责任。一要树立档案人才观，人才是档案信息化建设的关键，要把建设档案队伍、提高档案管理人员综合素质放在首位。二要加强实践创新，强化档案管理人员与信息化知识的有效衔接，提高自主创新意识。三要培养责任意识，增强干警在推进诉讼档案转化利用上的责任与担当，促使诉讼档案形成流畅的收进、移交、利用、保管等工作程序。四要实行量化考核。将档案工作纳入岗位目标管理考核，各业务部门确定兼职档案员。

 

3.强化便民举措，探索实时扫描和预约查询。积极探索档案实时扫描功能，从立案到结案，每进行一个阶段后立即将相关材料进行扫描上传，实现查询及时最大化。另外，当事人通过登录法院网站申请档案预约查询，档案人员在备齐判决书、裁定书等相关材料后及时通知当事人，确保其到达诉讼服务中心就能领取档案材料，实现档案定点定时查询。

 

4.完善档案查询功能，推行律师专用查询平台和远程调阅查询。建议完善律师服务平台建设中档案查询功能，区别于当事人的一般查询。另外，在诉讼服务中心专设档案远程调阅窗口供申请异地查阅，档案人员对申请人或代理人的身份信息进行核对、审查，并通过信息系统向异地法院发起电子卷查阅申请，同时联系该院确认调阅情况。在完成授权后，当事人即可查阅异地法院档案并打印。

 

在“互联网+审判”时代，档案信息化工作不仅给法院自身档案管理带来便利，还能够共享全社会的法律资源，从更高层面上推动了审判工作的公平、公正与公开。法院诉讼档案管理应及时改进组织架构，实现科学有效的统一领导、分级管理，并以加快建设“智慧法院”为契机，实现诉讼档案信息化。